Link utili
I nostri progetti

GESTIONE DEL TEMPO

Gestione del Tempo: quali sono i metodi più efficaci? Quali le strategie migliori?

A volte, il tempo è tutto. Pochi istanti fanno la differenza tra il corridore che taglia il traguardo per primo e quello che arriva secondo; ma il premio del primo è molto più alto. The winner takes it all. Soprattutto in una gara contro un competitor, il tempo può essere la variabile fondamentale. Anche i nostri obiettivi hanno scadenze e vanno distinti per priorità. Siamo in grado di attribuire il valore giusto a ogni impegno?

Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto
(Seneca)

Quali modelli imitare?
La sveglia di Fantozzi

Prendiamo l’esempio di un famoso film per valutare il problema della gestione del tempo. Fantozzi cerca di razionalizzare il tempo dei preparativi mattutini al lavoro, alzandosi nell’ultimo istante possibile per non arrivare in ritardo. Ma sta davvero agendo nel modo più efficace?..

Trattandosi di un film comico, le azioni del personaggio appaiono esagerate in maniera ridicola. Tuttavia, corrispondono grosso modo al sogno di molti: ridurre al massimo il tempo “sprecato”, per riuscire a dormire di più la mattina. Fantozzi porta questo obiettivo all’esasperazione. La sua mattinata è scandita letteralmente secondo per secondo, cosicché anche l’impedimento più minimo provoca una catastrofe.

Quello che si nota subito è la fretta eccessiva con cui si muove il personaggio, svolgendo insieme azioni utili (fare colazione, lavarsi) e del tutto superflue (riflettere sul proprio matrimonio). Si tratta di una razionalizzazione sbagliata perché meccanica. Un robot potrebbe agire così, non un essere umano. Una razionalizzazione del tempo efficace ed efficiente procederebbe diversamente: definita l’importanza degli impegni e il tempo che occupano, e lasciato un margine agli imprevisti, ogni azione potrà essere svolta nel giusto tempo.

Una celebre matrice:
Urgenza / importanza

matrice urgenza importanza

Dwight D. Eisenhower ha distinto i problemi in due tipi: quelli urgenti e quelli importanti, precisando che “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.” Dal suo ragionamento è stata tratta una matrice famosa e persino abusata. In questa sede non abbiamo lo spazio per entrare nei dettagli e descrivere i suoi quadranti.

La matrice urgenza / importanza rimane molto utile per osservare come trascorriamo le nostre giornate. Non aiuta però nella progettazione e nella focalizzazione sull’obiettivo. Per quanto tutti gli interpreti della matrice mettano l’accento sull’importanza del quadrante “importante ma non urgente”, rimane a noi cosa inserire in questo spazio.

Un modello da preferire:

The One Thing

L’errore di Fantozzi è quello di valutare il tempo in quanto tale, senza tenere conto di uno scopo reale da raggiungere. La gestione del tempo va fatta invece rispetto a obiettivi e priorità. La nostra scelta è di focalizzarsi su attività determinanti che possono fare una vera differenza nella vita e nel lavoro. Ci rifacciamo ai concetti espressi da Gary Keller nel suo bel libro The ONE Thing.

Avere molti obiettivi potrebbe rivelarsi controproducente

Una tendenza molto presente nel mondo di oggi è quella di fissare moltissimi obiettivi riguardando ambiti diversi della nostra vita. Salute e benessere, lavoro, famiglia, cultura… Tutti ambiti importanti che però rischiano di creare obiettivi vari e persino divergenti. Sarà utile evitare la dispersione e invece concentrarsi su uno o massimo due obiettivi alla volta.

Questo è il concetto chiave di Gary Keller, che condividiamo. Concentrarsi su un solo obiettivo permette di raggiungere risultati straordinari. E una volta raggiunto un obiettivo importante, il prossimo può essere ancora più notevole. Questo si chiama “effetto domino”: il raggiungimento di un obiettivo minore porta a uno più grande, fino a poter arrivare a realizzare il sogno più grandioso.

Gary Keller, The ONE Thing

Focus:

Gestire il Tempo in base a Obiettivi e Priorità

Insomma, la gestione del tempo deve in primo luogo rispettare gli obiettivi e le priorità. La famosa legge di Pareto (l’80% dei risultati viene dal 20% degli sforzi) è applicabile anche al tempo e vale per il singolo come per il team. Il Time Management è relativo anche al problema della Motivazione. Se la Gestione degli Obiettivi riguarda la Motivazione-Perché, la Gestione del Tempo tocca in primo luogo la Motivazione-Come. La domanda che dobbiamo porci è dunque la seguente: come faccio a distribuire correttamente le priorità e raggiungere i miei obiettivi nel tempo prefissato?

Noi proponiamo diverse soluzioni per migliorare la gestione del tempo nella vita privata e nel team di lavoro aziendale. Si tratta anche di lezioni frontali in aula, ma solo in un secondo momento. Un modo completamente diverso e assai più fruttuoso di trattare il problema è quello di farlo attraverso la Formazione Esperienziale. Si tratta di attività che richiedono progettazione e azione in un lasso di tempo preciso, spesso molto breve. Queste attività possono essere di vario tipo, e non si tratta di incontri formativi in aula. Permettono di imparare ad affrontare situazioni apparentemente molto lontane dal mondo aziendale, nelle quali però vengono utilizzare le qualità sulle quali si vuole lavorare: in questo caso, la Gestione del Tempo.

Vuoi progettare un intervento individuale o di gruppo sul Time Management?

Le attività esperienziali di Time Management

Così, ad esempio, è possibile fare formazione in cucina con un Cooking Training. La preparazione e la cottura del cibo è infatti particolarmente sensibile alle tempistiche. Rallentare o velocizzare ad arte un processo che richiede un determinato tempo per svolgersi peggiorerà il risultato o vanificherà del tutto le nostre fatiche. Sappiamo, ad esempio, che l’impasto della pasta fresca deve essere ricoperto di pellicola appena è stato fatto, e poi lasciato riposare. Se non calcoliamo il tempo del riposo, ritarderemo con il nostro pranzo e non raggiungeremo lo scopo dell’attività.

In un modo simile ma differente va esercitata la Gestione del Tempo in un Movie Making. Qui sarà importante scandire le tempistiche delle diverse fasi della lavorazione, proprio come su un vero set cinematografico. Il problema non sarà la durata “naturale” dei processi, bensì il rispetto dei tempi di consegna del lavoro finito.

Altri esempi di attività che mettono l’accento sul Time Management? I training musicali, come l’Orchestra aziendale. In questo caso sarà importante non “arrivare per primi” ma “rispettare le tempistiche degli altri” per uniformare il ritmo. Anche in attività come Outdoor Training e Survival Training il tempo ha valore soprattutto relativamente al rapporto con gli altri, come ritmo comune che va rispettato per la buona riuscita dell’esercizio.

VUOI CHE IL 2018 DIVENTI L'ANNO MIGLIORE DELLA TUA VITA?