Gestire un team non è semplice, ogni membro ha delle peculiarità e le difficoltà di comunicazione sono numerose e sempre presenti. Ci sono però dei piccoli accorgimenti che ci permettono di migliorare il lavoro del team partendo dai singoli membri. La capacità di dare feedback precisi e costruttivi è sicuramente una di quelle.
Successi e feedback positivi
Nella maggior parte dei casi un manager, un supervisore o un responsabile dedica attenzione al suo team quando commette qualche errore. I feedback di solito sottolineano qualcosa che non ha funzionato, o che non è stato svolto come avremmo dovuto. È molto raro che qualcuno si fermi per fare un complimento, o per sottolineare un successo, avendo forse paura che la persona lodata possa montarsi la testa.
Un libro molto interessante che ci spiega l’importanza di invertire questa tendenza è “One Minute Manager” di Kenneth Blanchard e Spencer Johnson. Uno dei primi spunti del libro, infatti, è: “Catch people doing something right”. Significa, molto semplicemente, sottolineare i successi ottenuti dagli sforzi dei nostri collaboratori o colleghi.
Il superpotere del riconoscimento
Sottolineare i successi di qualcuno ha un potere incredibile: la persona lodata, infatti, si sentirà più sicura e svilupperà probabilmente più disponibilità a mettersi in gioco. Inoltre si attiveranno processi di responsabilizzazione non solo rispetto alle attività previste dal suo ruolo, ma anche verso azioni che potrebbero non essere previste. Insomma, la persona si sentirà più disposta ad assumersi qualche rischio extra, e potrebbe quindi contribuire maggiormente alle attività del team.
Dare questo tipo di feedback costruttivi non è semplice, ma un buon punto di partenza per riuscire nello scopo è quello di sottolineare quali aspetti hanno funzionato e, se ce ne sono, quali potrebbero essere fatti diversamente per la prossima volta. È fondamentale però che il feedback non sembri pilotato, e il complimento deve essere autentico.
Feedback a colazione
Un altro punto importante presente nel libro è “Feedback is the breakfast of champions”, il feedback è la colazione dei campioni. Non esiste la possibilità di crescere davvero senza feedback costanti rispetto alle nostre attività. Con i feedback, il collaboratore può usare le nuove informazioni che gli vengono date per migliorare il suo operato, e correggere errori che magari non aveva notato.
Il tempo per spiegare non è sprecato
Uno degli errori più comuni di chi assegna i compiti all’interno di un team è aspettarsi che dare indicazioni una volta sia sufficiente, e credere che le persone diventino autonome da subito. È stata fatta una stima di quante volte le persona ripetano mediamente data e luogo dell’incontro per darsi appuntamento: quattro. Immaginiamo quindi quanto sia più difficile spiegare una procedura, o un approccio con un cliente.
Tenere a mente questa difficoltà non è facile, bisogna armarsi di tanta pazienza per chiarire bene la nostra idea, ricordandoci che le parole non possono descrivere perfettamente idee o pensieri. Le parole, infatti, hanno un’incompletezza di base, e non possiamo esprimere concetti come “successo”, o “dedizione”. Questo porta alla diversa interpretazione dello stesso concetto da parte dei nostri collaboratori.
Sharpen the saw: prevenire è meglio che curare
Un buon metodo per cercare di risolvere, almeno parzialmente, questo problema, è quello di prenderci del tempo per spiegare gli obiettivi che vogliamo raggiungere, le regole che soddisfano quello che noi pensiamo. In questo caso, possiamo collegarci alla settima abitudine che Stephen Covey illustra nel suo “7 habits of highly effective peoples”: Sharpen the saw – affila la sega. Spesso si ritiene di non avere tempo per fermarsi a sistemare i propri attrezzi e renderli più efficienti. Se ci pensiamo bene, però, è un po’ come non fare benzina alla macchina per risparmiare tempo, con la semplice conseguenza di restare a piedi, dover chiamare qualcuno che ci porti la benzina e perdere molto più tempo di quello che volevamo risparmiare. C’è sempre il tempo di fare le cose due volte, ma mai quello di farle bene la prima. Questa è una regola d’oro che ci spinge a investire tempo per fare le cose bene sin da subito, per non dover perdere tempo dopo a correggere il tiro.
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