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Gestire il tempo in team: il segreto è partire dalla fine

La gestione del tempo è sicuramente una sfida molto interessante quando si lavora in team. Pensiamo a quanto sia difficile, per un individuo, organizzare il proprio tempo in modo efficace. Possiamo quindi immaginare quanto i problemi derivanti dalla gestione del tempo siano amplificati in maniera esponenziale in un gruppo di persone che deve lavorare insieme per raggiungere un risultato comune. Ma il segreto per gestire il tempo in team in modo efficace esiste: partire dalla fine. 

La carta vincente: focalizzare l’obiettivo finale

Per raggiungere il successo, è fondamentale focalizzare il massimo sforzo, il massimo impegno, le migliori risorse, le migliori persone ed energie su quello che è il risultato principale e fondamentale che le persone del nostro team possono raggiungere.

Il risultato fondamentale a cui il gruppo deve guardare è quello da cui si scatenano una serie di ripercussioni positive che ricadono su tutto il gruppo.

Identificare il progetto che si tradurrà nel nostro risultato principale è di vitale importanza. Non è sempre facile e scontato capire quale sia, soprattutto perché di solito è qualcosa che resta escluso dalle to-do list che le aziende (ma anche le persone) preparano.

Il focus sul risultato fa la differenza

Identificare questo progetto, che può essere, per esempio, un prodotto o un servizio, può permettere all’azienda di cambiare passo, e finalmente affrontare clienti e mercati diversi con risultati migliori. L’opportunità per questo cambiamento può essere rappresentata dall’acquisizione di una risorsa che parli una lingua diversa da quelle già presenti in azienda, oppure entrare in un mercato diverso da quello servito attualmente, o ancora offrire un servizio che sia complementare a quello che già offriamo. Questa opportunità, se colta, convoglierà tutte le energie del gruppo nell’obiettivo principale, e può portare il team al successo.

Definire le priorità

Sarebbe impossibile riuscire a realizzare qualcosa insieme senza sapere cosa è più importante, che ruolo e responsabilità ha ognuno e cosa deve essere fatto entro un certo periodo di tempo limitato. I due concetti base per decidere dove incanalare le energie sono sicuramente l’urgenza e l’importanza. Capire cosa è urgente e cosa è importante permette al team di gestire le priorità di conseguenza, e raggiungere il risultato finale più velocemente e con più efficacia.

To-do list per la gestione del tempo? No, grazie!

Lavorare seguendo una to-do list non ha niente a che fare con la gestione ottimale del tempo. Una to-do list è infatti un mezzo per ricordarsi cosa c’è da fare e cercare di cancellarlo dalla lista alla fine della giornata.

Stilare una to-do list non aiuta a focalizzare gli obiettivi principali, ma solo le attività che devono essere svolte. La priorità da cui iniziare per gestire il tempo nel team in modo efficace può essere partire da quella cosa che, una volta ottenuta, permetta al gruppo di raggiungere il successo nelle sue attività.

Un esempio che ci può aiutare a identificare quel risultato principale può essere chiedersi quale cliente, una volta conquistato, darà all’azienda una posizione particolare, oppure quale prodotto, se sviluppato prima o meglio dei nostri competitor, ci darà un vantaggio competitivo tale da migliorare i risultati del nostro lavoro.

Altri elementi per la gestione del tempo: condivisione e suddivisione

Quello che può veramente aiutarci a gestire il tempo in modo efficace è la condivisione e suddivisione di energie, obiettivi e priorità.

Dividere le energie per raggiungere i diversi obiettivi è un buon metodo per  iniziare a gestire il tempo all’interno del team. Ogni membro ha delle qualità e delle capacità particolari e specifiche. Queste peculiarità possono essere più o meno adatte per le diverse attività che ci porteranno a raggiungere il risultato finale. É importante quindi riconoscere queste abilità, capire come possano essere sfruttate e dividerle in base agli obiettivi. Una divisione dei compiti ben organizzata e pensata aiuterà il team a lavorare meglio, ottenendo così risultati soddisfacenti nel minor tempo possibile.

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